Polityka prywatności serwisu pompylodz.pl

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (art. 13 RODO) i o plikach cookies. Wersja v3.2 z 26.10.2026, obowiązuje od 26.10.2026. Poprzednie wersje: v3.1 z 26.10.2026, v2 z 26.10.2026.

Piszemy prosto i konkretnie. Jeśli coś jest niejasne, napisz do nas: kontakt@pompylodz.pl.

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych osobowych jest Filip Gron, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą FGR VENTURES Filip Gron, Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa, NIP 9471964908, REGON 522826693, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej („my”, „Administrator”). W Serwisie i w Regulaminie posługujemy się skrótem „FGR VENTURES”.

Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: e-mail kontakt@pompylodz.pl, telefon +48 22 11 20 236, listownie na adres podany wyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – nie mamy takiego obowiązku.

2. Jak działa serwis i z czego się utrzymujemy

Serwis pompylodz.pl („Serwis”) przyjmuje zapytania o wycenę pompy ciepła od właścicieli domów z województwa łódzkiego i – za zgodą osoby pytającej – przekazuje każde zapytanie jednej lokalnej firmie instalacyjnej, z którą mamy pisemną umowę. Nie jesteśmy instalatorem, producentem, gminą ani operatorem programu dotacji. Obecnie nie współpracujemy jeszcze z żadną firmą instalacyjną – formularz to pokazuje, a danych z formularza nie przekazujemy nikomu.

Dla Ciebie Serwis jest bezpłatny. Firma instalacyjna płaci FGR VENTURES wynagrodzenie za każde przekazane zapytanie. Dlatego przekazujemy dane wyłącznie za Twoją wyraźną zgodą i wyłącznie firmie, której nazwę znasz przed przekazaniem.

Zasady korzystania z Serwisu opisuje Regulamin.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, z formularza i z naszej późniejszej korespondencji.

Z formularza zapytania: imię, numer telefonu, adres e-mail (opcjonalnie), gmina lub miejscowość, powierzchnia domu, rodzaj budynku, obecne ogrzewanie, planowany termin, informacja o zainteresowaniu dotacją.

Rejestr zgód: treść i wersja udzielonych zgód oraz akceptacji Regulaminu, identyfikator zgłoszenia, data i godzina wysłania, adres podstrony, z której wysłano formularz, czas wypełniania formularza (zabezpieczenie przed botami), nazwa firmy instalacyjnej wskazanej w formularzu (jeśli była), a także data przekazania danych firmie i data wycofania zgody lub usunięcia danych.

Źródło wejścia (razem z formularzem): informacja, z jakiej kampanii lub z jakiego linku trafiłeś/-aś do Serwisu – parametry zapisane w adresie linku, który kliknąłeś/-aś (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term, np. „tiktok”, „bio”, „film01”), oraz adres pierwszej odwiedzonej podstrony Serwisu (bez parametrów). Te parametry opisują kampanię lub film, a nie Ciebie – każdy, kto kliknie ten sam link, ma te same wartości. Nie zapisujemy ich na Twoim urządzeniu (bez cookies, localStorage i sessionStorage): strona przenosi je tylko w adresach linków między podstronami Serwisu i dołącza do formularza, gdy go wysyłasz. Jeśli nie wyślesz formularza, nie zapisujemy ich nigdzie poza standardowymi logami serwera (pkt 11).

Dane techniczne: jednokierunkowy skrót (hash) adresu IP do ochrony przed spamem (pkt 11) oraz standardowe logi serwera prowadzone przez dostawcę hostingu.

Nie prosimy o dane szczególnych kategorii (np. o zdrowiu) ani o PESEL, numer dowodu czy dane o dochodach. Nie wpisuj ich w formularzu.

4. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

Nie wysyłamy newslettera ani ofert innych produktów. Nie używamy Twoich danych do celów marketingowych innych niż wycena pompy ciepła, o którą prosisz.

5. Przekazanie danych firmie instalacyjnej

Po wpisaniu gminy formularz pokazuje nazwę, NIP i miejscowość firmy instalacyjnej, która obsługuje Twoją okolicę. Twoje dane przekażemy tylko tej firmie i tylko wtedy, gdy zaznaczysz zgodę na przekazanie. Jeśli w Twojej okolicy nie mamy partnera, formularz Cię o tym poinformuje – wtedy zapytanie obsługujemy sami i nie przekazujemy Twoich danych żadnej firmie bez Twojej osobnej zgody na konkretną, wskazaną z nazwy firmę. Obecnie nie współpracujemy jeszcze z żadną firmą instalacyjną – formularz to pokazuje, a danych z formularza nie przekazujemy nikomu.

Przekazujemy: imię, telefon, e-mail (jeśli go podałeś/-aś), gminę lub miejscowość i informacje o domu, terminie i dotacji. Każde zapytanie trafia do jednej firmy. Nie sprzedajemy i nie udostępniamy go innym podmiotom.

Od chwili przekazania firma instalacyjna jest odrębnym administratorem Twoich danych. Sama decyduje o dalszym przetwarzaniu (np. przy umowie na montaż), sama określa okres przechowywania i ma obowiązek przekazać Ci własną informację o przetwarzaniu danych (art. 14 RODO), najpóźniej przy pierwszym kontakcie. Umowa z nami zabrania jej używania Twoich danych do innych celów niż wycena i przekazywania ich dalej. Swoje prawa (pkt 8) możesz realizować bezpośrednio u tej firmy. Jeśli zgłosisz żądanie do nas, przekażemy je firmie niezwłocznie.

6. Komu jeszcze udostępniamy dane

Poza firmą instalacyjną z pkt 5 dane mogą otrzymać wyłącznie:

• Dostawcy usług technicznych, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO):
  • OVH Sp. z o.o., ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, NIP 8992520556 (grupa OVHcloud) – hosting strony i serwer, na którym sami obsługujemy formularz (bez zewnętrznej usługi formularzy), oraz poczta e-mail;
  • Biuro Rachunkowe „Lex Fiscalis” Monika Zając, ul. Traktorowa 11, 91-116 Łódź, NIP 9471842269 – prowadzenie księgowości; wyłącznie dane firm instalacyjnych (np. z umów i faktur), nie dane klientów.
• Organy publiczne – wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo.

Nie korzystamy z zewnętrznej bramki SMS – jeśli kontaktujemy się SMS-em, wysyłamy go z telefonu firmowego.

Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Dane z formularza są przechowywane na serwerach znajdujących się we Francji (centra danych OVHcloud), a powiadomienia o zgłoszeniach trafiają do skrzynki pocztowej, która również jest w OVH. Gdyby w przyszłości któryś dostawca przetwarzał dane poza EOG, nastąpi to wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych (art. 45 i 46 RODO). Zaktualizujemy wtedy tę politykę.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Pełne dane z formularza (w tym źródło wejścia z pkt 3) – 90 dni od wysłania formularza, we wszystkich miejscach: na serwerze, w skrzynce e-mail (wiadomości odebrane i wysłane) i w wiadomościach SMS. Potem je usuwamy. Usuwanie na serwerze działa automatycznie (codzienne zadanie na serwerze oraz przy każdym nowym zgłoszeniu). Kopie zgłoszeń, które trafiają do naszej skrzynki pocztowej, usuwamy w ciągu 90 dni od wysłania formularza.
• Wcześniej, niezwłocznie: gdy wycofasz zgodę przed przekazaniem danych albo zażądasz usunięcia.
• Minimalny zapis dowodowy – identyfikator zgłoszenia, data i godzina, kanał (formularz w Serwisie), treść i wersja zgód oraz akceptacji Regulaminu (wraz ze skrótem kryptograficznym tej treści), gmina, nazwa firmy wskazanej w formularzu, data przekazania danych, data wycofania lub usunięcia oraz jednokierunkowy skrót kryptograficzny (HMAC) numeru telefonu – bez imienia, numeru telefonu, adresu e-mail i bez źródła wejścia – przez 3 lata od wysłania formularza. Służy wyłącznie do wykazania zgody, rozliczeń i reklamacji z firmą instalacyjną oraz do obrony przed roszczeniami. Jeżeli przed upływem tego okresu toczy się postępowanie, przechowujemy zapis do jego zakończenia.
• Skrót adresu IP do ochrony przed spamem – 24 godziny.
• Logi serwera prowadzi dostawca hostingu (OVHcloud) i przechowuje je zgodnie z warunkami świadczenia usługi hostingu; sami nie zapisujemy ich w żadnym dodatkowym miejscu.
• Kopie zapasowe hostingu wykonuje automatycznie dostawca hostingu. Według dokumentacji OVHcloud dostępne są kopie plików z bieżącego dnia, dwóch poprzednich dni, ostatniej niedzieli i niedzieli sprzed dwóch tygodni (D-1, D-2, D-3, D-7, D-14); starszych kopii OVHcloud nie udostępnia. Dane usunięte z serwera mogą więc pozostać w tych kopiach najdłużej około 3 tygodnie.
• Faktury dla firm instalacyjnych zawierają tylko identyfikatory zgłoszeń, bez Twojego imienia i telefonu.

Okresy przechowywania u firmy instalacyjnej po przekazaniu danych określa ta firma (pkt 5).

8. Twoje prawa

Masz prawo: dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21) oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

Jak wycofać zgodę lub usunąć dane: napisz na kontakt@pompylodz.pl albo zadzwoń: +48 22 11 20 236. Wycofanie zgody jest tak samo proste jak jej udzielenie.

• Przed przekazaniem danych firmie – nie przekażemy ich i usuniemy je.
• Po przekazaniu – niezwłocznie powiadomimy firmę instalacyjną o Twoim żądaniu (art. 19 RODO). Firma jako odrębny administrator powinna przestać się z Tobą kontaktować i rozpatrzyć żądanie. Możesz też zwrócić się do niej bezpośrednio.

Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO).

Skarga do organu nadzorczego: jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl (art. 77 RODO).

9. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia, numeru telefonu, gminy lub miejscowości, podstawowych informacji o domu, akceptacji Regulaminu i zgody na kontakt nie możemy jednak obsłużyć zapytania, a bez zgody na przekazanie – przekazać go firmie instalacyjnej. Adres e-mail jest opcjonalny.

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany (art. 22 RODO) i nie profilujemy Cię. To, która firma obsługuje daną gminę, ustalamy ręcznie w umowie z firmą partnerską; formularz jedynie pokazuje to przypisanie na podstawie gminy, którą wpisujesz.

11. Pliki cookies, logi i analityka

Obecnie Serwis nie zapisuje na Twoim urządzeniu plików cookies ani podobnych informacji (np. localStorage) i nie używa narzędzi analitycznych ani pikseli reklamowych. Nie ładuje też zasobów z zewnętrznych serwerów: skrypty, style i grafika pochodzą z naszego hostingu. Wyjątkiem są linki, które sam klikniesz (np. do stron programów dotacji). Dlatego nie wyświetlamy banera cookies.

Parametry kampanii w adresie strony (np. utm_source=tiktok, utm_content=film01) nie zapisujemy w plikach cookies ani w pamięci przeglądarki (localStorage, sessionStorage): strona dokłada je do linków wewnętrznych, żeby przeszły między podstronami, i dołącza do formularza przy wysyłce (pkt 3). Identyfikatorów kliknięć reklam (np. gclid, fbclid, ttclid) nie zbieramy.

Aby chronić formularz przed spamem, przy każdym wysłaniu zapisujemy wyłącznie jednokierunkowy skrót (hash) Twojego adresu IP, utworzony z losowym kluczem, wraz z czasem wysłania. Samego adresu IP nie zapisujemy. Skrót służy tylko do ograniczenia liczby zgłoszeń z jednego adresu i jest automatycznie usuwany po 24 godzinach. Dostawca hostingu, jako nasz podmiot przetwarzający, prowadzi standardowe logi serwera (adres IP, czas, żądana podstrona, typ przeglądarki) w celu zapewnienia bezpieczeństwa (pkt 7).

Jeśli w przyszłości wprowadzimy analitykę lub pomiar skuteczności reklam (np. Google Analytics 4, Google Ads), zrobimy to tylko po uzyskaniu Twojej zgody w banerze, zgodnie z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej. Odmowa będzie tak samo łatwa jak zgoda, a zgodę będzie można zmienić w każdej chwili. Przed wdrożeniem zaktualizujemy tę politykę. Bez Twojej zgody nie przekażemy dostawcom reklam Twojego numeru telefonu ani adresu e-mail.

12. Dane osób z firm instalacyjnych

Dotyczy osób, które wypełniają formularz „Dla instalatorów”, oraz osób kontaktowych firm, z którymi współpracujemy.

• Dane: nazwa firmy, NIP, imię i nazwisko, telefon, e-mail, obsługiwany obszar, deklarowana liczba zapytań, źródło wejścia (pkt 3), treść i wersja zgody oraz akceptacji Regulaminu, a przy współpracy także dane z umowy i faktur.
• Cele i podstawy: odpowiedź na zgłoszenie i rozmowy o współpracy – działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), jeśli prowadzisz jednoosobową działalność; jeśli reprezentujesz spółkę lub jesteś jej pracownikiem – nasz prawnie uzasadniony interes w komunikacji z kontrahentem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); kontakt telefoniczny, SMS i e-mail – za Twoją zgodą (art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej); zawarcie i wykonanie umowy, w tym przekazywanie zapytań, rozliczenia i reklamacje – art. 6 ust. 1 lit. b (lub lit. f dla osób kontaktowych spółek); księgowość i podatki – obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f.
• Okres: zgłoszenie z formularza – 12 miesięcy od zgłoszenia (zapis na serwerze usuwany automatycznie), a korespondencja, jeśli rozmowy trwają dłużej – 12 miesięcy od ostatniego kontaktu; umowa i korespondencja z okresu współpracy – przez czas współpracy, a potem do upływu przedawnienia roszczeń; faktury i dokumenty księgowe – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; minimalny zapis zgody – 3 lata od zgłoszenia.
• Odbiorcy: dostawcy hostingu i poczty (pkt 6), biuro rachunkowe „Lex Fiscalis” (pkt 6), banki, doradcy prawni i podatkowi, organy publiczne, gdy wymaga tego prawo.
• Prawa: jak w pkt 8. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do rozmów o współpracy i do zawarcia umowy.

13. Osoby niepełnoletnie

Serwis jest przeznaczony dla osób pełnoletnich – właścicieli lub współwłaścicieli domów i osób planujących budowę. Jeśli masz mniej niż 18 lat, nie wysyłaj formularza. Jeśli dowiemy się, że formularz wysłała osoba niepełnoletnia, usuniemy jej dane.

14. Bezpieczeństwo

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (art. 32 RODO): szyfrowane połączenie (HTTPS); zapis danych z formularzy w katalogu niedostępnym z internetu; ochronę przed automatycznymi zgłoszeniami; przekazywanie danych firmie instalacyjnej bezpiecznym kanałem, nigdy przez grupy na komunikatorach; automatyczne usuwanie danych po upływie okresów z pkt 7.

Uważaj na oszustów: nie prosimy o przelewy, kody SMS, dane logowania do banku ani o dokumenty tożsamości. Nie jesteśmy operatorem programów dotacji i nie „gwarantujemy” dotacji.

15. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania Serwisu lub przepisy. Każda wersja ma numer i datę, a poprzednie wersje są dostępne pod linkiem na górze strony. Zmiana polityki nie zmienia zgód udzielonych wcześniej. Jeśli będziemy potrzebować nowej zgody, poprosimy o nią osobno.